Préparer un contrôle URSSAF : Le rôle clé de l'expert comptable
Durée de lecture : 4 minutes
15/11/2024
Pourquoi l’expert-comptable est concerné ?
Face à un contrôle URSSAF, vos clients comptent sur votre expertise pour sécuriser leurs pratiques sociales, éviter les redressements et faire valoir leurs droits. En tant que garant du respect des obligations sociales, votre rôle engage pleinement votre devoir de conseil ainsi que votre obligation de moyens. À ce titre, vous devez notamment :
- Informer sur les obligations sociales applicables,
- Anticiper les risques de redressement,
- S'assurer de la conformité des pratiques sociales.
💡 Un manquement à ces obligations peut engager sa responsabilité contractuelle, civile, voire disciplinaire.
Cet article synthétise les meilleures pratiques pour les experts-comptables face à un contrôle URSSAF d’un webinaire coanimé par un expert en protection sociale et un ancien inspecteur URSSAF (M. Cyril Repussard), pour vous aider à anticiper, accompagner et sécuriser vos clients à chaque étape du contrôle.
Qu’est-ce qu’un redressement URSSAF ?
Le contrôle URSSAF est une procédure visant à s’assurer que les cotisations sociales déclarées et versées par une entreprise ou un travailleur indépendant sont exactes et conformes à la réglementation. Ces cotisations financent les prestations sociales, telles que les retraites, la sécurité sociale, ou encore l’assurance chômage.
Pour anticiper ces situations, le devoir de conseil s'impose comme un levier clé pour analyser les zones de risque et mettre en place des correctifs en amont.
📆 Le contrôle porte généralement sur les trois dernières années civiles, mais cette période peut être étendue à cinq ans en cas de suspicion de travail dissimulé.
🔎 Comprendre les Différents Types de Contrôles URSSAF
Les contrôles URSSAF visent à garantir la conformité sociale des entreprises et à prévenir des pratiques telles que le travail dissimulé. Il est essentiel de bien comprendre les trois principaux types de contrôles :
- Contrôles notifiés : Ils sont annoncés à l’avance, permettant à l’entreprise de se préparer.
- Contrôles non-notifiés : Réalisés sans préavis, ils ciblent souvent des entreprises présentant des risques spécifiques.
- Contrôles sectoriels : Concentrés sur des secteurs sensibles comme le bâtiment, la restauration ou le spectacle.
👉 Conseil : analysez en amont les critères de déclenchement du contrôle (secteur d’activité, volume de main-d’œuvre, déclarations irrégulières) pour mieux évaluer le niveau d’exposition de vos clients.
| Quels sont les documents à fournir au contrôleur URSSAF ?
La documentation est au cœur des contrôles. Voici une liste des éléments essentiels fréquemment demandés :
Fiches de paie : Pour vérifier les salaires et cotisations sociales.
Contrats de travail : Ils doivent être clairs et complets pour chaque salarié.
Déclarations Sociales Nominatives (DSN) : Elles permettent de détecter des incohérences ou omissions.
Livres comptables : Assurez-vous que la gestion salariale est bien intégrée à la comptabilité.
Notez que l'inspecteur peut également s'intéresser aux registres du personnel, aux documents comptables comme les justificatifs de frais professionnels, aux liasses fiscales et avis d'imposition, ainsi qu'aux documents juridiques (statuts de l'entreprise, procès-verbaux d'assemblées générales).
Il est possible que vos clients vous demandent de les aider à organiser ces documents de manière cohérente et accessible. Privilégiez une transmission claire et concise des informations pour éviter des complications inutiles.
👉 Astuce : proposez à vos clients une checklist personnalisée avec les éléments attendus par l’URSSAF, accompagnée de dates limites et de commentaires pratiques (ex : “Vérifier cohérence DSN vs contrats de travail”)
|Anticiper les points sensibles d’un redressement
Les principales causes de redressement URSSAF sont connues :
- Mauvaise gestion des frais professionnels,
- Heures supplémentaires non déclarées,
- Prime exceptionnelle non contractualisée,
- Oubli de DPAE ou d’affiliation.
🚨 Un accompagnement proactif via le devoir de conseil permet souvent d'éviter ces erreurs courantes en formant et en sensibilisant les clients aux pratiques à risque.
Le rôle du devoir de conseil dans la prévention
Vous êtes responsable de l'information délivrée à vos clients. Cela inclut :
- Le rappel des échéances sociales,
- La veille sur les évolutions réglementaires,
- L’alerte en cas d’incohérence détectée sur les bulletins de paie.
📌 Astuce : Archivez vos conseils dans un logiciel métier ou un espace client pour prouver l’exécution de votre devoir de conseil en cas de litige.
| Les Erreurs Courantes à Éviter
⚠️ L’absence de justification sur les frais professionnels est l’un des premiers motifs de redressement. Proposez un archivage systématique et une catégorisation automatisée via votre solution sociale
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Où se déroule le contrôle URSSAF ?
Contrôles sur place et sur pièces ? Quelles sont les différences ?
L’URSSAF peut procéder à deux types de contrôles :
- Le contrôle sur place, qui implique une intervention partielle dans les locaux de l’entreprise ;
- Le contrôle sur pièces, réalisé exclusivement dans les bureaux de l’organisme de recouvrement.
Dans le cadre d’un contrôle sur pièces, l’URSSAF demande au cotisant de fournir les documents nécessaires à l’analyse, sans déplacement physique des agents.
L’avis de contrôle précise la liste des documents et informations à transmettre ainsi que la date limite pour les fournir, fixée à 30 jours après la réception de l’avis.
Les documents doivent être remis soit en version papier (uniquement des copies, jamais les originaux), soit sous format numérique (via email ou plateformes sécurisées).
👉 Votre rôle : constituer un dossier de contrôle URSSAF structuré, à jour, et facilement transmissible sous format numérique. Anticipez les délais et centralisez les documents sensibles.
| En cas de difficultés financières ?
Si votre client traverse une période difficile, il est parfois possible de négocier avec les inspecteurs pour limiter les redressements. Proposez de discuter des solutions alternatives, comme des observations plutôt que des sanctions financières lourdes.
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💡 Réponses aux Questions Courantes
Combien de temps dure un contrôle URSSAF ?
La durée varie selon la taille de l'entreprise et le type de contrôle. Pour les entreprises de moins de 20 salariés, un contrôle sur place ne peut excéder trois mois.
Quelles sont les pièces les plus demandées lors d’un contrôle URSSAF ?
Les inspecteurs demandent en priorité les bulletins de paie, contrats de travail, justificatifs de frais professionnels et registres du personnel.
Un expert-comptable peut-il être tenu responsable d’un redressement ?
Oui, si le redressement est dû à une erreur ou omission relevant de sa mission (non-conformité des bulletins de paie, absence de conseil…).
Comment prouver son devoir de conseil ?
Consignez vos alertes et recommandations dans un outil métier, une lettre de mission ou des comptes rendus d’échange. La traçabilité est la clé.
Conclusion
En intégrant la prévention URSSAF dans votre devoir de conseil, vous apportez un accompagnement à forte valeur ajoutée, sécurisez votre responsabilité professionnelle et valorisez votre rôle de partenaire stratégique.
