Optimisation de la transmission des pièces comptables : enjeux et méthodes
Durée de lecture : 2 minutes
23/07/2024
La communication des pièces comptables entre l’entreprise et le cabinet d’expertise comptable constitue un enjeu majeur.
Pour l’expert-comptable, disposer de la bonne information en temps et en heure est crucial pour la qualité de ses travaux.
Pour l’entreprise, la qualité du travail de l’expert-comptable est essentielle pour piloter l’entreprise de façon adaptée.
Les enjeux de la transmission des pièces comptables
Importance de l'information précise et ponctuelle
Pour les experts-comptables, l'accès à une information précise et ponctuelle est essentiel pour des travaux déclaratifs, analytiques ou de production des comptes annuels. L’efficacité de ces travaux influence directement la productivité des cabinets et la qualité de leurs services.
Impact sur l'entreprise
Pour les entreprises, des tableaux de bord fiables et disponibles régulièrement permettent de détecter rapidement les éventuelles dérives de rentabilité. Les comptes annuels, basés sur une information exhaustive, sont essentiels pour la communication financière avec les partenaires financiers.
Méthodes d'optimisation de la transmission
Choix entre papier et numérique
Il est crucial de choisir entre le papier et le numérique pour centraliser les pièces comptables et éviter de multiplier les supports. Le numérique est généralement recommandé pour ses nombreux avantages en matière de traitement de données.
Centralisation continue des pièces comptables
Pour avoir une vue exhaustive, toutes les pièces doivent être stockées sous la même forme. Les pièces reçues au format papier doivent être numérisées si le choix se porte sur le numérique, et vice versa. Cette centralisation doit être réalisée en continu pour éviter des recherches fastidieuses.
Plateformes d’échange numérique
L’utilisation de plateformes d’échange numérique mises à disposition par les cabinets d’expertise comptable offre plusieurs avantages :
- Prétraitement des pièces comptables
- Stockage directement dans le logiciel, écriture par écriture, des documents transmis
- Sécurité des flux de pièces comptables
Ces plateformes améliorent l’efficacité des cabinets et la qualité des échanges avec les entreprises
Conservation des pièces en cas de contrôle fiscal
Il est essentiel de pouvoir produire les pièces comptables sous leur forme originale en cas de contrôle fiscal. Les archives doivent être conservées pendant 10 ans, et il est recommandé de circulariser les fournisseurs pour recevoir des factures numériques.
Avantages des plateformes d’échange numérique
Ergonomie et intuitivité
Les plateformes numériques deviennent de plus en plus ergonomiques et intuitives, facilitant la digitalisation des processus chronophages et offrant une restitution continue des indicateurs de gestion.
API pour automatisation
Ces plateformes permettent de mettre en place des API pour récupérer automatiquement les pièces de différentes plateformes ou logiciels, comme les factures d’achat, de vente, ou de caisse.
Efficacité et qualité
Pour les cabinets, ces plateformes, directement liées à leur logiciel de production, améliorent l’efficacité de traitement quotidien, la qualité de l'analyse des données et l'échange avec l’entreprise.
Les moyens techniques évoluent rapidement, apportant du confort dans les échanges entre entreprises et cabinets d'expertise comptable. L'utilisation de plateformes numériques pour la transmission des pièces comptables optimise la productivité, la qualité des travaux et la satisfaction des clients.
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