Comment aider vos clients à préparer un contrôle URSSAF ?
Durée de lecture : 7 minutes
15/11/2024
En tant qu’expert-comptable, vous jouez un rôle stratégique pour préparer vos clients aux contrôles URSSAF. Ces inspections, bien que courantes, peuvent avoir des conséquences significatives pour les entreprises si elles ne sont pas bien anticipées.
🎯 Cet article vous aide à mieux accompagner vos clients grâce aux enseignements tirés du guide essentiel sur le contrôle URSSAF. Celui-ci est issu d'une webinaire sur le sujet mené par un expert en protection sociale, M. Jean-Sébastien Lefèvre, et un ex-inspecteur URSSAF et cofondateur de Mon Inspecteur, M. Cyril Repussard.
Qu’est-ce qu’un contrôle URSSAF ?
Le contrôle URSSAF est une procédure visant à s’assurer que les cotisations sociales déclarées et versées par une entreprise ou un travailleur indépendant sont exactes et conformes à la réglementation. Ces cotisations financent les prestations sociales, telles que les retraites, la sécurité sociale, ou encore l’assurance chômage.
👉 L’objectif principal est double : corriger les erreurs potentielles, qu’elles soient involontaires ou frauduleuses, et garantir une saine concurrence entre les entreprises. Cela permet de protéger les droits sociaux des salariés et de maintenir un système équitable de contributions sociales. Les entreprises sont ainsi encouragées à respecter la législation, avec une aide ponctuelle de l’URSSAF en cas de difficultés ou de doutes sur son application.
📆 Le contrôle porte généralement sur les trois dernières années civiles, mais cette période peut être étendue à cinq ans en cas de suspicion de travail dissimulé.
🔍 Comprendre les Différents Types de Contrôles URSSAF
Les contrôles URSSAF visent à garantir la conformité sociale des entreprises et à prévenir des pratiques telles que le travail dissimulé. Il est essentiel de bien comprendre les trois principaux types de contrôles :
- Contrôles notifiés : Ils sont annoncés à l’avance, permettant à l’entreprise de se préparer.
- Contrôles non-notifiés : Réalisés sans préavis, ils ciblent souvent des entreprises présentant des risques spécifiques.
- Contrôles sectoriels : Concentrés sur des secteurs sensibles comme le bâtiment, la restauration ou le spectacle.
Lorsque l’URSSAF décide d’effectuer un contrôle au sein d'une entreprise, elle doit l'en avertir au moins 15 jours avant la date prévue. Cette notification de contrôle est envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle inclut plusieurs informations importantes pour votre client comme l’identité de l’inspecteur chargé du contrôle, la liste des documents à fournir ou encore le droit d’être assisté par un tiers tout au long de la procédure.
En revanche, si l’URSSAF suspecte un cas de travail dissimulé, elle peut intervenir sans préavis. Dans cette situation, aucune notification préalable n’est nécessaire, et le contrôle est effectué directement sur place.
Vos entreprises clientes s'attendent ainsi à ce que vous les aidiez identifier le type de contrôle auquel elles pourraient être soumises et d’adapter la stratégie en conséquence.
Où se déroule le contrôle URSSAF ?
Contrôles sur place et sur pièces ? Quelles sont les différences ?
L’URSSAF peut procéder à deux types de contrôles :
- Le contrôle sur place, qui implique une intervention partielle dans les locaux de l’entreprise ;
- Le contrôle sur pièces, réalisé exclusivement dans les bureaux de l’organisme de recouvrement.
Dans le cadre d’un contrôle sur pièces, l’URSSAF demande au cotisant de fournir les documents nécessaires à l’analyse, sans déplacement physique des agents.
L’avis de contrôle précise la liste des documents et informations à transmettre ainsi que la date limite pour les fournir, fixée à 30 jours après la réception de l’avis.
Les documents doivent être remis soit en version papier (uniquement des copies, jamais les originaux), soit sous format numérique (via email ou plateformes sécurisées).
À noter pour vos clients : il incombe à l’employeur ou au cotisant de transmettre directement les pièces demandées. L’agent ne peut pas obtenir ces informations auprès d’un tiers, tel que votre cabinet d'expertise-comptable
Quelles sont les étapes d’un contrôle URSSAF ?
Le contrôle URSSAF se déroule en plusieurs étapes bien définies, offrant à l’entreprise la possibilité de collaborer et de répondre aux éventuelles observations.
🔔 Étape 1 : Avis de contrôle
L’entreprise est informée au moins 15 jours avant le début du contrôle par un courrier recommandé. Ce document mentionne la date prévue, l’identité de l’inspecteur, la liste des documents requis, et les droits du cotisant, comme la possibilité de se faire accompagner par un avocat ou un expert-comptable.
📋 Étape 2 : Réalisation du contrôle
Le contrôle peut être effectué :
- Sur place : L’inspecteur se rend dans les locaux de l’entreprise, généralement pour les structures de plus de 10 salariés.
- Sur pièces : Pour les entreprises de petite taille ou les travailleurs indépendants, le contrôle s’effectue à distance, sur la base des documents transmis à l’URSSAF.
Pendant le contrôle, l’inspecteur examine les documents fournis, vérifie les déclarations passées et peut demander des compléments d’information ou interroger des salariés.
✉️ Étape 3 : Lettre d’observations
À l’issue du contrôle, une lettre d’observations est envoyée à l’entreprise. Ce document détaille les éventuelles irrégularités constatées et propose des mesures correctives, assorties des montants de redressement si nécessaire.
⌛ Étape 4 : Période contradictoire
L’entreprise dispose de 30 jours (prolongeables à 60 jours sur demande) pour répondre aux conclusions de la lettre d’observations. Durant cette période, elle peut fournir des documents supplémentaires ou contester certains points.
📂 Étape 5 : Rapport final
Une fois la période contradictoire terminée, l’URSSAF transmet son rapport final, qui peut inclure :
- Une mise en demeure en cas de redressement.
- Une notification de crédit si l’entreprise a versé des cotisations excédentaires.
📄 Préparer les documents essentiels
La documentation est au cœur des contrôles. Voici une liste des éléments fréquemment demandés :
- Fiches de paie : Pour vérifier les salaires et cotisations sociales.
- Contrats de travail : Ils doivent être clairs et complets pour chaque salarié.
- Déclarations Sociales Nominatives (DSN) : Elles permettent de détecter des incohérences ou omissions.
- Livres comptables : Assurez-vous que la gestion salariale est bien intégrée à la comptabilité.
Notez que l'inspecteur peut également s'intéresser aux registres du personnel, aux documents comptables comme les justificatifs de frais professionnels, aux liasses fiscales et avis d'imposition, ainsi qu'aux documents juridiques (statuts de l'entreprise, procès-verbaux d'assemblées générales).
Il est possible que vos clients vous demandent de les aider à organiser ces documents de manière cohérente et accessible. Privilégiez une transmission claire et concise des informations pour éviter des complications inutiles.
🤝 Former les Interlocuteurs Clés
Il est crucial de désigner une personne en interne qui maîtrise le dossier. Cette personne doit :
- Être à l’aise avec le processus.
- Savoir répondre précisément sans divulguer plus que nécessaire.
- Coordonner efficacement les services comptables et de paie.
Une bonne communication interne réduit les risques d’erreurs et améliore la collaboration avec les inspecteurs. Une fois l'interlocuteur désigné, il devra pouvoir réunir les documents nécessaires et si besoin organiser les réunions en interne (RH, comptabilité, etc.).
🚨 Anticiper les Points Sensibles
Certains secteurs et pratiques sont particulièrement scrutés, notamment :
- La gestion des heures supplémentaires.
- Le recours à des indépendants ou à des sous-traitants.
- L’application correcte des conventions collectives.
Votre rôle : effectuer un audit préventif pour identifier les potentielles non-conformités et mettre en place des correctifs avant le contrôle.
⚠️ Les Erreurs Courantes à Éviter
Pour minimiser les risques de redressement lors d'un contrôle URSSAF, incitez les entreprises à vérifier :
- Les omissions dans les déclarations : Assurez-vous que toutes les embauches sont déclarées et que les déclarations sociales sont complètes et exactes.
- La mauvaise gestion des avantages en nature : Les avantages tels que les véhicules de fonction ou les logements doivent être correctement évalués et soumis à cotisations.
- Le non-respect des exonérations : Vérifiez que vous remplissez bien les conditions pour bénéficier d'exonérations spécifiques et que celles-ci sont correctement appliquées.
- La gestion imprécise des frais professionnels : Conservez tous les justificatifs et assurez-vous que les remboursements correspondent à des dépenses réelles et professionnelles.
- La non-conformité des contrats de travail : Veillez à ce que tous les contrats soient à jour et conformes aux réglementations en vigueur.
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🛡️ Comment éviter les redressements URSSAF ?
Pour prévenir un redressement à l’issue d’un contrôle, les entreprises peuvent adopter plusieurs pratiques préventives.
- Assurer une comptabilité rigoureuse : Une gestion précise des déclarations sociales et fiscales permet de réduire les risques d’erreurs. Collaborer étroitement avec vos clients entreprises est souvent une solution efficace.
- Éviter le travail dissimulé : S’assurer que tous les employés, y compris les stagiaires et travailleurs temporaires, sont déclarés conformément à la réglementation. Insistez auprès de vos clients pour être tenus au courant des entrées et sorties du personnel.
- Maîtriser les avantages en nature : Les avantages tels que les véhicules de fonction ou les bons d’achat doivent être correctement évalués et intégrés dans l’assiette des cotisations.
- Documenter les frais professionnels : Toutes les dépenses remboursées ou prises en charge par l’entreprise doivent être justifiées par des pièces probantes. Insistez sur ce point auprès des entreprises suivies.
- Anticiper le contrôle : Préparer un dossier regroupant tous les documents nécessaires et veiller à leur mise à jour régulière. En cas de doute sur la législation, il est possible de solliciter un rescrit social auprès de l’URSSAF pour obtenir des éclaircissements.
Adopter une Attitude Proactive et Collaborative
Encouragez vos clients à :
- Accueillir les inspecteurs dans un environnement agréable et professionnel.
- Fournir uniquement les documents demandés.
- Rester transparents tout en restant concis.
Une attitude respectueuse et ouverte contribue à établir un climat de confiance et peut influencer favorablement le déroulement du contrôle.
En Cas de Difficultés Financières
Si votre client traverse une période difficile, il est parfois possible de négocier avec les inspecteurs pour limiter les redressements. Proposez de discuter des solutions alternatives, comme des observations plutôt que des sanctions financières lourdes.
🚫 Quelles sont les sanctions possibles ?
En cas d’irrégularités constatées lors d’un contrôle URSSAF, plusieurs sanctions peuvent être appliquées :
Amendes et majorations :
- Une majoration de 5 % sur les cotisations non payées à temps.
- Une majoration complémentaire de 0,2 % par mois de retard, réduite à 0,1 % si le paiement intervient rapidement après la mise en demeure.
Redressements :
Les cotisations non versées ou incorrectement calculées sont réclamées avec les majorations applicables. Les entreprises de bonne foi, particulièrement lors d’un premier contrôle, peuvent bénéficier du "droit à l’erreur" pour éviter certaines pénalités.
Conséquences juridiques :
Dans les cas graves, comme le travail dissimulé, des poursuites judiciaires peuvent être engagées.
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💡 Réponses aux Questions Courantes
Nous avons listé les questions fréquentes des entreprises :
- Combien de temps dure un contrôle URSSAF ?
La durée varie selon la taille de l'entreprise et le type de contrôle. Pour les entreprises de moins de 20 salariés, un contrôle sur place ne peut excéder trois mois.
- Puis-je refuser de fournir un document demandé ?
Non, vous êtes tenu de fournir tous les documents requis. Un refus peut être interprété comme une entrave au contrôle et entraîner des sanctions.
- Que faire en cas de désaccord avec un redressement ?
Vous pouvez saisir la Commission de Recours Amiable (CRA) dans un délai de deux mois suivant la notification du redressement. Si le désaccord persiste, un recours devant le tribunal judiciaire est possible.
- Comment savoir si je suis prêt pour un contrôle ?
Réaliser un audit interne ou solliciter votre cabinet d'expertise-comptable pour vérifier la conformité de vos pratiques peut vous aider à anticiper et corriger d'éventuelles anomalies.
Conclusion
Accompagner vos clients face à un contrôle URSSAF est une opportunité de démontrer votre expertise et de renforcer leur confiance. En les aidant à se préparer en amont et en adoptant une approche proactive, vous minimisez les risques et garantissez un déroulement plus serein.
