Facturation Électronique : Enjeux, Solutions et Rôle de l’Expert-Comptable
Durée de lecture : 6 minutes
04/12/2024
La Facturation Électronique au Cœur de la Transition Numérique
La facturation, élément central de la gestion d’entreprise, est en pleine transformation avec l’avènement du numérique. Entre facturation dématérialisée et électronique, les entreprises et leurs experts-comptables doivent s’adapter à des changements législatifs majeurs et à une évolution des pratiques.
Avec une généralisation prévue d’ici 2026, il est crucial pour les entreprises d’adopter dès maintenant les bonnes pratiques en matière de facturation électronique pour éviter tout retard ou risque de non-conformité.
Quels sont les enjeux de cette transition ? Quels outils choisir pour optimiser la gestion comptable ?
Cet article fait le point sur ces questions essentielles et met en lumière le rôle stratégique de l’expert-comptable.
🔍 Facturation Dématérialisée et Facturation Électronique : Quelles Différences ?
Depuis quelques années, le numérique a bouleversé les pratiques en matière de facturation avec l’apparition de la facture dématérialisée et de la facturation électronique. Ces deux notions peuvent prêter à confusion…
La facture dématérialisée
Une facture dématérialisée est une facture qui existe d’abord en version papier et qui a été scannée par la suite, pour des raisons de stockage ou de diffusion. Elle doit respecter les mêmes règles qu’une facture papier en termes de mentions obligatoires, de numérotation, de délai d’émission et de conversation.
Les entreprises en France restent nombreuses à encore utiliser des factures papier ou dématérialisées, soulignant l’ampleur de la transition nécessaire pour adopter la facturation électronique.
La facture dématérialisée doit également garantir l’authenticité de son origine et l’intégrité de son contenu. Pour cela, il existe trois solutions :
- La signature électronique qualifiée : permet d’identifier le signataire et de vérifier que le document n’a pas été modifié.
- L’Échange de Données Informatisé (EDI) : consiste à transmettre la facture sous forme d’un message structuré selon une norme reconnue.
- La Piste d’Audit Fiable (PAF) : consiste à mettre en place des contrôles documentés et permanents pour assurer le lien entre la facture et l’opération commerciale.
👉 La PAF est un ensemble de procédures et de contrôles qui permettent de vérifier l’origine et le contenu d’une facture dématérialisée, et de la relier à son support papier. Elle doit permettre à l’administration fiscale de reconstituer chronologiquement le lien entre les pièces justificatives et les opérations réalisées.
💡 L’expert-comptable peut accompagner ses clients dans la mise en place d’une PAF conforme aux exigences légales.
Il peut :
- Réaliser un diagnostic des processus existants
- Proposer des solutions d’amélioration
- Assurer le suivi et la traçabilité des contrôles effectués
- Conserver les preuves de la PAF
La facture électronique
Une facture électronique se distingue de la facture dématérialisée par le fait qu’elle intègre des données structurées selon une norme commune, comme la norme Factur-X. C’est-à-dire qu’elle apparaît comme un fichier PDF mais elle contient également un fichier XML contenant les données essentielles de la facture.
⚙️ La facturation électronique repose sur des standards techniques et juridiques qui permettent l’échange des données entre les systèmes d’information des parties prenantes.
🎯 Elle répond à plusieurs objectifs :
- Faciliter le respect des obligations fiscales et comptables
- Réduire les coûts et les erreurs
- Accélérer le traitement et le paiement des factures
- Alléger la charge administrative des entreprises
- Améliorer la traçabilité et la sécurité des transactions
L’une des grandes forces de la facture électronique réside dans sa capacité à être intégrée directement dans les systèmes comptables des entreprises, éliminant ainsi les erreurs humaines lors de la saisie manuelle.
📆 La facturation électronique est également un enjeu stratégique pour l’État qui souhaite encourager son développement pour renforcer la lutte contre la fraude à la TVA. C’est pourquoi la loi prévoit une généralisation progressive d’ici 2026.
🤝Le Rôle de l’Expert-Comptable : Conseiller et Accompagnateur de la Transition
Face à ces évolutions numériques, le rôle de l’expert-comptable est primordial pour accompagner ses clients dans cette transformation. Il est le partenaire privilégié des entreprises pour les accompagner dans ces changements, et doit pouvoir :
- Être en mesure de conseiller ses clients sur les solutions de facturation adaptées à leur activité, à leur organisation et à leur secteur.
- Aider ses clients à respecter les obligations légales et fiscales liées à la facturation, en vérifiant la conformité des factures ainsi que la cohérence des données comptables.
- Former ses clients aux nouvelles pratiques de facturation, en leur expliquant les enjeux, les avantages et les risques.
👉 Il a donc un rôle de pédagogue autour de ces nouvelles législations et processus.
L’expert-comptable peut aussi proposer à ses clients des services complémentaires liés à la facturation, comme la gestion de la trésorerie, le recouvrement des créances, le financement des factures ou la gestion des litiges. Il peut ainsi renforcer sa relation de confiance avec ses clients et leur offrir une valeur ajoutée différenciante.
De plus, il peut proposer des audits pour évaluer l’état de préparation de ses clients face à la réforme, en identifiant les points de blocage et en proposant des solutions sur mesure.
⚠️ La facturation est un domaine qui évolue rapidement avec la digitalisation et la réglementation, elle nécessite donc une veille permanente et une adaptation constante. C'est un enjeu stratégique pour les entreprises et les experts-comptables, elle représente une opportunité de moderniser la gestion comptable et de gagner en efficacité.
🌟 La facturation électronique représente également une opportunité pour les cabinets d’expertise comptable qui peuvent optimiser leur organisation et leur rentabilité. En effet, la saisie des factures représente environ 30% du budget honoraires d’un cabinet d’expert-comptable. En automatisant cette tâche, le cabinet peut réduire ses coûts, gagner du temps et se concentrer sur des missions de conseil à plus forte valeur ajoutée.
Mais quels outils choisir pour gérer efficacement cette transition ?
Choisir la Bonne Plateforme pour la Facturation Électronique
La réforme de la facturation électronique en France a mis en lumière trois acteurs clés : le portail public de facturation, les plateformes de dématérialisation partenaires et les opérateurs de dématérialisation. Les entreprises devront utiliser une plateforme pour émettre, transmettre et recevoir des factures électroniques. Mais comment savoir laquelle choisir et pourquoi ?
- Portail Public de Facturation (PPF) :
Il s’agit d’une solution gratuite mise à disposition par l’administration fiscale française. Elle permettra notamment de transmettre les factures aux entreprises et de collecter les données pour l’administration.
Avantage : solution gratuite ;
Limite : fonctionnalités limitées pour les entreprises ayant des besoins spécifiques.
- Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) :
Ces plateformes agréées par l’administration fiscale offrent davantage de services, comme la conversion de formats ou l’enrichissement des données.
Avantage : flexibilité et services complémentaires ;
Limite : leur immatriculation nécessite un audit périodique, ce qui peut poser des problèmes de pérennité en cas de non-renouvellement et leurs services sont payants.
- Opérateurs de Dématérialisation (OD) :
Ces solutions se concentrent sur le traitement et la transmission des factures, sans collecter de données fiscales.
Avantage : services dédiés pour des volumes importants de factures, sécurisation sur le long terme ;
Limite : absence de reporting fiscal.
💡 Notez que le choix d’une plateforme doit également tenir compte de la taille de l’entreprise et de son secteur d’activité. Par exemple, une PME ayant peu de flux de facturation pourra se contenter du PPF, tandis qu’une grande entreprise avec des volumes importants pourrait opter pour une PDP pour ses fonctionnalités avancées.
En fonction de leur taille et de leurs besoins, les entreprises, avec l’aide de leur expert-comptable, pourront opter pour l’une ou l’autre de ces solutions. Il est crucial de budgéter correctement ces coûts afin de ne pas sous-estimer l’investissement nécessaire à cette transition.
La Facturation Électronique : Une Opportunité pour les Experts-Comptables
La facturation électronique ne se limite pas à une contrainte légale. Elle est une opportunité pour les experts-comptables de moderniser leur offre de services.
Grâce à l’automatisation des tâches répétitives, comme la saisie des factures, les experts-comptables peuvent :
- Réduire les erreurs et gagner en efficacité ;
- Offrir des analyses stratégiques basées sur des données fiables ;
- Renforcer leur rôle de conseiller auprès des entreprises clientes.
Ces transformations positionnent les cabinets comme des partenaires stratégiques dans la transformation numérique des entreprises.
De plus, en intégrant des outils d’intelligence artificielle et de machine learning, les experts-comptables peuvent aller plus loin dans l’analyse des données, offrant à leurs clients des tableaux de bord interactifs et des projections financières basées sur des modèles prédictifs.
Conclusion : Préparer l’Avenir de la Facturation avec l’Expert-Comptable
La facturation électronique est bien plus qu’une obligation légale : c’est une transformation majeure qui redéfinit les pratiques comptables. Les experts-comptables ont un rôle crucial à jouer pour accompagner leurs clients, en offrant leur expertise et en les guidant dans leurs choix stratégiques.
👉 En anticipant cette transition et en s’appuyant sur des outils modernes, les cabinets d’expertise comptable peuvent renforcer leur position de partenaire incontournable pour les entreprises.
Dans les années à venir, la facturation électronique pourrait également s’étendre à d’autres secteurs comme les transactions internationales, renforçant ainsi la nécessité pour les experts-comptables de rester à jour sur les évolutions réglementaires et technologiques.
